Dokumentenmanagement

Gesetzliche Anforderungen

Vorschriften zur Aufbewahrung

Es gibt eine Vielzahl von Vorschriften zur Führung und geordneten Aufbewahrung von Büchern/Aufzeichnungen. Die wichtigsten finden sich in § 147 Abgabenordnung (AO) und betreffen die Buchführung und die damit zusammenhängenden Organisations- und sonstigen Unterlagen. Gleichlautende Bestimmungen enthält das HGB. Die Aufbewahrungsfristen betragen 6 bzw. 10 Jahre, sie verlängern sich, wenn eine Steuerfestsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Was muss aufbewahrt werden

Mit Ausnahme der Bilanzen und der GuV dürfen die nach AO und HGB aufzubewahrenden Aufzeichnungen als Wiedergabe auf Bildträgern oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Die Originale können dann vernichtet werden. Die so gespeicherten Unterlagen müssen in angemessener Frist lesbar gemacht und ggf. ausgedruckt werden können. Bei Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen muss die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmen, bei den übrigen Unterlagen genügt eine inhaltliche Übereinstimmung.